Les Outils d'Information pour la Gestion des Connaissances Explicites

Définition PMBOK v8

Les outils d'information (Information Tools) sont des techniques utilisées pour créer et connecter les personnes à l'information. Ils sont efficaces pour partager des connaissances explicites simples, non ambiguës et codifiées. Ces outils relèvent du processus Gérer les connaissances du projet (Manage Project Knowledge), appartenant au groupe de processus Exécution et au domaine de connaissance Gestion des communications du projet.

Pourquoi c'est important pour l'examen

Ce concept apparaît fréquemment dans les questions portant sur la différence entre connaissances explicites et tacites. L'examen PMI teste votre capacité à identifier l'outil approprié selon le type de connaissance à partager. Les questions typiques vous présentent une situation où l'équipe doit documenter ou diffuser une information simple et vous demandent quel outil utiliser.

Points clés à retenir (pour l'examen)

• Objectif principal: Créer et connecter les personnes à l'information pour partager des connaissances explicites codifiées
• Type de connaissance ciblé: Connaissances explicites (simples, non ambiguës, codifiables)
• Outils inclus:
  • Méthodes de codification des connaissances explicites (ex: production d'entrées de leçons à apprendre pour le registre des leçons apprises)
  • Registre des leçons apprises (Lessons learned register)
  • Services de bibliothèque (Library services)
  • Collecte d'information (recherches web, lecture d'articles publiés)
  • Système d'information sur la gestion de projet (PMIS), incluant les systèmes de gestion documentaire
• Amélioration possible: Ajouter un élément d'interaction aux outils qui connectent les personnes à l'information
• Registre des leçons apprises: Créé comme extrant du processus Gérer les connaissances du projet en début de projet, puis utilisé comme intrant et mis à jour comme extrant dans de nombreux processus
• Destination finale: En fin de projet ou phase, l'information est transférée vers un actif de processus organisationnel appelé dépôt des leçons apprises (Lessons learned repository)

Exemple type examen PMI

Vous êtes chef de projet sur un projet de développement logiciel. Votre équipe a identifié une meilleure pratique pour la rédaction des tests unitaires. Cette connaissance est simple, documentée et ne nécessite pas d'interprétation particulière. Quel outil de gestion des connaissances est le PLUS approprié pour partager cette information avec les autres équipes ?

Réponse attendue: Les méthodes de codification des connaissances explicites et le registre des leçons apprises, car il s'agit d'une connaissance explicite simple et non ambiguë.

Pièges à l'examen PMI

• Piège: Confondre les outils d'information (pour connaissances explicites) avec les techniques de gestion des connaissances tacites (ex: réunions, mentorat, communautés de pratique)

• Réalité: Les outils d'information sont spécifiques aux connaissances explicites codifiables ; les connaissances tacites nécessitent des interactions humaines

• Piège: Croire que le registre des leçons apprises n'est utilisé qu'en fin de projet

• Réalité: Il est créé en début de projet (processus Gérer les connaissances) et mis à jour tout au long du projet dans de nombreux processus

• Piège: Penser que la codification des connaissances explicites suffit pour garantir leur bonne compréhension

• Réalité: Le PMBOK v8 précise que les connaissances explicites codifiées manquent de contexte et sont ouvertes à différentes interprétations

• Piège: Confondre le registre des leçons apprises (Lessons learned register) avec le dépôt des leçons apprises (Lessons learned repository)

• Réalité: Le registre est un document du projet mis à jour en continu ; le dépôt est un actif de processus organisationnel où le registre est transféré en fin de projet

Connexions PMI importantes

Questions de révision rapide

1. Quels sont les cinq outils d'information listés dans le PMBOK v8 pour partager les connaissances explicites ?
2. À quel moment du projet le registre des leçons apprises est-il créé ?
3. Quelle est la différence entre le registre des leçons apprises et le dépôt des leçons apprises ?
4. Pourquoi les connaissances explicites codifiées peuvent-elles être mal interprétées ?
5. Comment peut-on améliorer l'efficacité des outils qui connectent les personnes à l'information ?

Référence PMBOK v8

Section 4.5 - Gérer les connaissances du projet (Manage Project Knowledge) – Outils et techniques : Outils de gestion de l'information (Information management tools)

Révisez ces points clés : les outils d'information sont pour les connaissances explicites, le registre des leçons apprises est créé tôt dans le projet, et la distinction avec le dépôt final est cruciale pour l'examen.