Assistant(e) administratif(ve) et Office Manager, responsable du centre Pearson VUE

Garantir le bon fonctionnement quotidien du cabinet et en incarner l'image : accueil, locaux, logistique, gestion documentaire, appui à la comptabilité, aux opérations et à la Direction Générale. Vous êtes aussi responsable du centre d'examens Pearson VUE : organisation, surveillance et suivi des examens de certification.

Vous êtes rattaché(e) au Responsable Administratif et Financier et au Responsable des Opérations.

Accueil et image du cabinet

• Accueillir clients, formateurs, partenaires et visiteurs, sur place et au téléphone.
• Préparer les salles de réunion et de formation avant chaque rendez-vous : disposition, boissons, supports, matériel audiovisuel.
• Veiller à une première impression irréprochable : propreté, rangement, éclairage.
• Tenir le standard : messages, orientation des appels, registre des contacts entrants.

Locaux et logistique

• Garantir la propreté et le rangement des espaces, avec le personnel d'entretien.
• Tenir l'inventaire et réapprovisionner les consommables.
• Acheter le matériel de bureau selon les besoins validés.
• Signaler toute panne ou besoin de maintenance (climatisation, imprimante, internet, électricité).

Gestion documentaire, papier et numérique

• Tenir un classement physique clair, daté et facile à consulter.
• Numériser les documents importants et les classer dans le cloud du cabinet ; maintenir le nommage, l'arborescence et les droits d'accès.
• Garantir la confidentialité des pièces sensibles : contrats, dossiers RH, données clients et financières.
• Tenir le registre des courriers et le suivi des contrats et factures en cours.

Appui à la comptabilité, aux opérations et à la direction

• Saisir les écritures comptables courantes sous la supervision du Responsable Administratif et Financier.
• Reprendre et classer l'historique documentaire de l'entreprise (cinq années de pièces) : tri, nommage, numérisation, archivage.
• Classer les pièces comptables selon la nomenclature OHADA et préparer les justificatifs demandés.
• Effectuer les démarches courantes : dépôts bancaires, organismes sociaux et fiscaux, courrier.
• Assurer la logistique des sessions de formation : salles, supports, badges, attestations, listes de présence.
• Préparer les déplacements et rendez-vous de la Direction Générale, l'accueil des clients et partenaires, les dossiers de réunion.

Centre d'examens Pearson VUE (responsabilité clé)

• Ouvrir, fermer et préparer le centre selon les exigences Pearson VUE.
• Vérifier l'identité des candidats et appliquer strictement les procédures d'enregistrement et de sécurité.
• Surveiller les examens et signaler tout incident ou irrégularité.
• Suivre les examens programmés, les résultats et les incidents techniques ; tenir les registres exigés.
• Être l'interlocuteur du support Pearson VUE et produire un reporting mensuel : candidats, taux de présence, chiffre d'affaires, incidents.
• Promouvoir le centre auprès des candidats et des entreprises avec l'équipe commerciale.

Vos résultats seront mesurés sur

• La qualité de l'accueil et de la tenue des locaux.
• Les documents classés et numérisés dans les délais.
• Zéro incident de confidentialité.
• La satisfaction des candidats du centre d'examens.
• Le respect des délais de reporting.