Supports et Méthodes de Communication Projet

Définition PMBOK v8

Les supports et méthodes de communication projet représentent l'ensemble des artefacts et techniques utilisés pour l'échange et la collaboration d'informations entre les parties prenantes. Selon le PMBOK v8, ces éléments incluent les conversations, réunions, documents écrits, bases de données, médias sociaux et sites web. Le plan de gestion des communications, document dynamique évoluant tout au long du cycle de vie du projet, définit quand et à quelle fréquence les communications doivent avoir lieu ainsi que le mode de livraison de l'information.

Pourquoi c'est important pour l'examen

Ce concept est systématiquement testé à l'examen PMI dans les questions portant sur la gestion des communications et l'engagement des parties prenantes. Les questions évaluent votre capacité à sélectionner le support approprié selon le contexte, l'urgence et le type de partie prenante. Les examinateurs testent particulièrement votre compréhension des différents artefacts et votre capacité à les associer aux bonnes situations.

Points clés à retenir (pour l'examen)

• Artefacts principaux: Tableaux d'affichage, bulletins d'information, magazines internes, lettres au personnel, communiqués de presse, rapports annuels, courriels, intranets, portails web, conversations téléphoniques, présentations
• Méthodes de communication: Réunions d'équipe, groupes de discussion, réunions formelles et informelles en face à face, groupes de consultation, forums du personnel, technologies de médias sociaux
• Facteurs de choix technologique: Urgence du besoin d'information, disponibilité et fiabilité de la technologie, fréquence et format de l'information
• Plan de gestion des communications: Document dynamique précisant quand, comment et à quelle fréquence les communications se produisent
• Confusion fréquente: Ne pas confondre les artefacts (supports physiques ou numériques) avec les méthodes (processus d'échange)
• Communication pull: Portails web et référentiels d'information où les parties prenantes vont chercher l'information
• Évolution du plan: Mis à jour régulièrement selon les changements de périmètre, exigences des parties prenantes, structure d'équipe ou environnement du projet

Exemple type examen PMI

Vous gérez un projet à enjeux élevés nécessitant des mises à jour quotidiennes à une équipe dispersée géographiquement. L'urgence de l'information est critique et la fiabilité technologique est variable. Quelle combinaison d'artefacts et méthodes de communication est la plus appropriée selon le PMBOK v8 ?

Pièges à l'examen PMI

• Piège: Considérer que tous les supports de communication sont interchangeables

• Réalité: Le choix dépend de l'urgence, de la disponibilité technologique et du format requis

• Piège: Croire que le plan de communication est un document statique créé en début de projet

• Réalité: C'est un document dynamique qui évolue avec les changements de périmètre et de structure d'équipe

• Piège: Confondre les artefacts (supports) avec les méthodes (processus d'échange)

• Réalité: Les artefacts sont les outils (tableaux, newsletters, courriels), les méthodes sont les processus (réunions, groupes de discussion)

• Piège: Ignorer la distinction entre communication push et pull

• Réalité: Les portails web et référentiels d'information sont des méthodes de communication pull où les parties prenantes accèdent à l'information selon leurs besoins

Connexions PMI importantes

Questions de révision rapide

1. Quels sont les facteurs qui influencent le choix de la technologie de communication selon le PMBOK v8 ?

2. Quelle est la différence entre un artefact de communication (ex: tableau d'affichage) et une méthode de communication (ex: réunion d'équipe) ?

3. Pourquoi le plan de gestion des communications est-il considéré comme un document dynamique ?

4. Dans quel contexte utiliseriez-vous un portail web plutôt qu'un courriel pour diffuser l'information ?

5. Quels artefacts de communication sont spécifiquement mentionnés comme méthodes de communication pull dans le PMBOK v8 ?

Référence PMBOK v8

Section 5 – Tools and Techniques (pages 155-156) - Communication artifacts and methods, Communication technology factors

Section sur les sorties du processus de planification des communications (page 118) - Communications management plan