Registre des Parties Prenantes, Demandes de Changement et Mises à Jour des Plans : Sorties…
Définition PMBOK v8
Le Registre des Parties Prenantes est un document du projet qui identifie toutes les parties prenantes, leurs rôles, leurs attentes et leur niveau d'influence. Les Demandes de Changement sont des propositions formelles de modification des documents, livrables ou plans du projet. Ces éléments sont des sorties (Outputs) communes aux processus Planifier l'Engagement des Parties Prenantes (Groupe Planification, Domaine Engagement des Parties Prenantes) et Gérer l'Engagement des Parties Prenantes (Groupe Exécution, Domaine Engagement des Parties Prenantes).
Pourquoi c'est important pour l'examen
Ces sorties sont systématiquement testées dans les questions portant sur les intrants et extrants des processus. L'examen PMI vérifie votre capacité à identifier quel processus produit quel document et comment ces documents sont mis à jour. Les confusions les plus fréquentes concernent la différence entre la création du registre (processus Identifier les Parties Prenantes) et sa mise à jour (processus Planifier ou Gérer l'Engagement).
Points clés à retenir (pour l'examen)
- Sortie commune à 3 processus: Le registre des parties prenantes est mis à jour dans Planifier l'Engagement, Gérer l'Engagement et Surveiller l'Engagement des Parties Prenantes.
- Demandes de changement: Apparaissent comme sortie dans Gérer l'Engagement et Surveiller l'Engagement, jamais dans Planifier l'Engagement.
- Mises à jour du plan: Les processus d'engagement mettent à jour spécifiquement le Plan de gestion des communications, le Plan de gestion des risques et le Plan d'engagement des parties prenantes.
- Outil clé: La Matrice d'évaluation de l'engagement des parties prenantes (Data representation) est utilisée dans Planifier l'Engagement et Surveiller l'Engagement.
- Document connexe: Le Registre des hypothèses (Assumption log) et le Registre des risques (Risk register) sont fréquemment mis à jour dans ces processus.
Exemple type examen PMI
Un chef de projet constate que les exigences d'une partie prenante clé changent fréquemment. Il met à jour le registre des parties prenantes et soumet une demande de changement pour modifier le plan de gestion des communications. Dans quel processus se trouve-t-il ?
Réponse: Gérer l'Engagement des Parties Prenantes (car il y a une demande de changement et une mise à jour du registre).
Pièges à l'examen PMI
-
Piège: Confondre Planifier l'Engagement (qui produit des mises à jour du plan mais pas de demandes de changement) avec Gérer l'Engagement (qui produit les deux : mises à jour du plan ET demandes de changement).
-
Réalité: Planifier l'Engagement est un processus de planification → pas de demande de changement. Gérer l'Engagement est un processus d'exécution → les demandes de changement sont possibles.
-
Piège: Croire que le registre des parties prenantes est créé dans Planifier l'Engagement.
-
Réalité: Le registre est créé dans Identifier les Parties Prenantes (processus d'ouverture) et mis à jour dans les processus d'engagement.
-
Piège: Oublier que le Registre des leçons apprises (Lessons learned register) est mis à jour dans Surveiller l'Engagement.
-
Réalité: Ce document apparaît dans les mises à jour de Surveiller l'Engagement mais pas dans Planifier ou Gérer l'Engagement.
Connexions PMI importantes
| Concept lié | Type de relation | Point d'attention examen |
|---|---|---|
| Identifier les Parties Prenantes | Processus amont | Crée le registre initial ; Planifier l'Engagement l'utilise comme entrée puis le met à jour |
| Planifier la Gestion des Communications | Processus parallèle | Partage les mêmes mises à jour (plan de communication et registre des parties prenantes) |
| Surveiller l'Engagement des Parties Prenantes | Processus aval | Met à jour le registre des parties prenantes et produit des demandes de changement (comme Gérer l'Engagement) |
| Registre des Risques | Document lié | Mis à jour dans les trois processus d'engagement ; souvent testé comme document commun |
Questions de révision rapide
- Quels sont les trois processus d'engagement des parties prenantes qui mettent à jour le registre des parties prenantes ?
- Dans quel processus d'engagement trouve-t-on à la fois des demandes de changement et des mises à jour du plan de gestion des communications ?
- Quelle est la différence entre les sorties de Planifier l'Engagement et Gérer l'Engagement concernant les demandes de changement ?
- Quels documents sont mis à jour dans Surveiller l'Engagement mais pas dans Planifier l'Engagement ?
- Quel outil de représentation des données est utilisé à la fois dans Planifier et Surveiller l'Engagement ?
Référence PMBOK v8
Sections 2.5.2 - Plan Stakeholder Engagement (Figure 2-34), Plan Communications Management (Figure 2-35), Manage Stakeholder Engagement (Figure 2-36), et Monitor Stakeholder Engagement (Figure 2-38).