Les activités informelles et la communication informelle : clés pour instaurer la confianc…

Définition PMBOK v8

Les activités informelles et la communication informelle sont des moyens reconnus par le PMBOK v8 pour bâtir la confiance et établir de bonnes relations de travail au sein de l'équipe projet. Elles sont spécifiquement mentionnées dans le cadre des activités de team building (consolidation d'équipe), qui visent à renforcer les relations sociales et à créer un environnement de travail collaboratif et coopératif. Ces activités peuvent être aussi courtes qu'un point de 5 minutes en réunion ou aussi longues qu'un événement professionnel hors site.

Pourquoi c'est important pour l'examen

Ce concept est fréquemment testé dans les questions sur la gestion des ressources et la gestion des communications. L'examen PMI évalue votre compréhension du fait que la communication informelle n'est pas un "bonus" mais un outil stratégique pour renforcer la cohésion d'équipe, particulièrement dans les contextes de travail à distance. Les questions portent souvent sur la différence entre communication formelle (planifiée) et informelle (spontanée).

Points clés à retenir (pour l'examen)

• Objectif principal: Les activités informelles visent à aider les membres de l'équipe à travailler ensemble efficacement en renforçant les liens sociaux.
• Valeur ajoutée: Particulièrement utile lorsque les membres de l'équipe travaillent à distance sans contact en face à face.
• Processus continu: Le team building n'est pas une activité ponctuelle mais doit être continu tout au long du projet.
• Adaptabilité: Les activités peuvent varier de 5 minutes en réunion à des événements professionnels hors site.
• Lien avec la performance: Le chef de projet doit surveiller en continu la fonctionnalité et la performance de l'équipe pour déterminer si des actions de team building sont nécessaires.
• Gestion du changement: Les changements dans l'environnement du projet peuvent nécessiter un renouvellement ou une intensification des efforts de consolidation d'équipe.

Exemple type examen PMI

Situation: Un chef de projet gère une équipe répartie sur 4 fuseaux horaires. Plusieurs membres se plaignent de tensions et d'un manque de collaboration lors des réunions virtuelles. Que devrait faire le chef de projet en priorité selon le PMBOK v8 ?

Réponse attendue: Mettre en place des activités informelles et des communications informelles pour renforcer la confiance et les relations de travail, en commençant par de courtes activités de team building lors des réunions d'état d'avancement.

Pièges à l'examen PMI

• Piège: Considérer que les activités informelles ne sont nécessaires qu'en début de projet.

• Réalité: Le PMBOK v8 précise que le team building doit être continu et peut être renouvelé face aux changements.

• Piège: Penser que la communication informelle remplace la communication formelle planifiée.

• Réalité: La communication informelle complète la communication formelle définie dans le plan de gestion des communications.

• Piège: Croire que les activités informelles sont optionnelles ou un "nice-to-have".

• Réalité: Elles sont un outil essentiel pour bâtir la confiance, particulièrement dans les équipes distantes.

• Piège: Confondre "communication informelle" avec "absence de planification".

• Réalité: Les activités informelles doivent être intentionnelles et intégrées dans la gestion de l'équipe.

Connexions PMI importantes

Questions de révision rapide

1. Question: Dans quel contexte les activités informelles et la communication informelle sont-elles particulièrement précieuses pour la consolidation d'équipe ?

2. Question: Quelle est la durée minimale possible d'une activité de team building selon le PMBOK v8 ?

3. Question: Vrai ou faux : le team building n'est nécessaire qu'au début du projet, une fois que l'équipe est formée.

4. Question: Quel est le rôle du chef de projet concernant la surveillance de la fonctionnalité de l'équipe en lien avec les activités informelles ?

5. Question: Comment les activités informelles s'intègrent-elles dans le plan de gestion des communications ?

Référence PMBOK v8

Section 9.4 - Développer l'équipe (Groupe de processus : Exécution, Domaine de connaissance : Gestion des ressources)

Note : Le contenu spécifique sur les activités informelles et la communication informelle se trouve dans les passages relatifs au team building, qui est une technique du processus "Développer l'équipe" (9.4).