Le Sponsor de Projet : Rôle, Business Case et Documents d'Affaires dans l'Initiation

Définition PMBOK v8

Le sponsor de projet est la personne ou le groupe qui fournit les ressources et le soutien pour le projet, et qui est responsable de la réussite de son lancement. Selon le PMBOK v8, le sponsor est généralement comptable du développement et de la maintenance du business case du projet. Il doit fournir les informations minimales nécessaires pour qu'un chef de projet puisse démarrer les activités du projet. Le sponsor intervient en amont du projet, en produisant les documents d'affaires (business case et plan de gestion des bénéfices) qui sont des intrants essentiels au processus d'élaboration de la charte de projet.

Pourquoi c'est important pour l'examen

Le rôle du sponsor est souvent testé dans les questions portant sur l'initiation du projet et la gouvernance. L'examen PMI évalue votre capacité à distinguer les responsabilités du sponsor de celles du chef de projet, notamment concernant la propriété du business case et la validation des bénéfices. Les questions apparaissent typiquement dans les domaines "Environnement de projet" et "Gouvernance".

Points clés à retenir (pour l'examen)

• Responsabilité principale du sponsor: Développer et maintenir le business case (étude de faisabilité économique). Le chef de projet exécute le projet, le sponsor valide sa justification économique.
• Documents d'affaires (Business Documents): Le sponsor produit deux documents clés avant l'initiation : le business case et le plan de gestion des bénéfices. Ces documents sont développés avant le projet mais révisés périodiquement.
• Relation avec la charte de projet: Les documents d'affaires sont des intrants au processus Développer la charte de projet. Le sponsor fournit les informations minimales nécessaires pour démarrer.
• Implication du sponsor dans l'initiation: En impliquant le sponsor, les clients et les autres parties prenantes lors de l'initiation, on crée une compréhension partagée des critères de succès et on augmente l'alignement sur les livrables.
• Origine externe des documents: Les documents d'affaires proviennent généralement de l'extérieur du projet (sponsor, PMO, comité de portefeuille). Ils ne font pas partie du plan de management du projet ni des documents du projet.
• Cycle de vie des documents: Les documents d'affaires sont utilisés avant l'initiation (décision go/no-go) et après la fin du projet (vérification des bénéfices). Ils sont donc considérés comme des documents d'affaires, pas des documents de projet.
• Cas particulier: Dans certaines organisations, le chef de projet peut être impliqué dans le développement du business case, mais la responsabilité finale incombe au sponsor.

Exemple type examen PMI

Un chef de projet est nommé sur un projet dont le business case a déjà été approuvé. Le sponsor lui demande de finaliser la charte de projet. Le chef de projet constate que les bénéfices attendus ne sont pas clairement définis. Quel document devrait-il consulter en priorité ? La réponse est le plan de gestion des bénéfices, développé par le sponsor avant l'initiation du projet.

Pièges à l'examen PMI

• Piège: Confondre le sponsor avec le chef de projet pour la responsabilité du business case

• Réalité: Le sponsor est comptable du développement et de la maintenance du business case. Le chef de projet peut y contribuer mais n'en est pas responsable.

• Piège: Considérer le business case comme un document de projet

• Réalité: Le business case et le plan de gestion des bénéfices sont des documents d'affaires développés avant le projet, pas des documents de projet ni des composants du plan de management.

• Piège: Penser que les documents d'affaires ne sont utilisés qu'au début du projet

• Réalité: Ils sont utilisés avant l'initiation (décision go/no-go), pendant le projet (comme intrants) et après le projet (vérification des bénéfices).

Connexions PMI importantes

Questions de révision rapide

1. Qui est responsable du développement et de la maintenance du business case d'un projet ?
2. Quels sont les deux documents d'affaires développés avant l'initiation du projet ?
3. Les documents d'affaires sont-ils des intrants ou des extrants du processus Développer la charte de projet ?
4. Quelle est la différence entre un document d'affaires et un document de projet ?
5. Pourquoi le sponsor doit-il impliquer les parties prenantes lors de l'initiation du projet ?

Référence PMBOK v8

Section 4.5 - Business Documents (incluant le business case et le plan de gestion des bénéfices) et Figure 4-12 - Relation entre le sponsor et les documents d'affaires lors de l'initiation.