La première étape de la gestion des achats : identifier les besoins et planifier

Définition PMBOK v8

La première étape de la gestion des achats du projet consiste à identifier les besoins en matière d'achats, puis à planifier ces achats. Durant cette phase, les chefs de projet ou les membres du service des achats doivent impliquer les parties prenantes clés tôt dans la phase de planification pour garantir l'alignement sur les objectifs et contraintes des achats, documenter les décisions, préciser les normes, règles et règlements applicables aux achats, et identifier les vendeurs potentiels. Cette étape n'est pas un processus distinct nommé dans le PMBOK v8, mais constitue le déclencheur de l'ensemble du domaine de connaissance.

Pourquoi c'est important pour l'examen

Ce concept est fondamental car il représente le point de départ logique de toute la gestion des achats. À l'examen PMI, les questions testent votre capacité à identifier QUAND et COMMENT lancer le processus d'achat. Vous rencontrerez des questions situationnelles où l'on vous décrit un projet qui commence sans avoir clairement défini ses besoins d'achat — la réponse correcte sera toujours de revenir à cette première étape d'identification et de planification.

Points clés à retenir (pour l'examen)

• Déclencheur principal: Le besoin d'acquérir des biens ou services en dehors de l'organisation (après analyse "make-or-buy")
• Action critique: Impliquer les parties prenantes clés dès la phase de planification
• Livrables de cette étape:
  • Objectifs et contraintes des achats documentés
  • Normes, règles et règlements spécifiés
  • Vendeurs potentiels identifiés
• Confusion fréquente: Ne pas confondre cette étape avec la "Planification de la gestion des achats" — ici, il s'agit d'identifier le besoin avant même de planifier comment acheter
• Personnes autorisées: Membres de l'équipe projet, direction, ou membres du service achats (selon la structure organisationnelle)
• Lien avec le cycle de vie: Cette étape se produit tôt dans le projet, pendant la planification
• Output implicite: Une décision documentée sur ce qui doit être acheté et pourquoi

Exemple type examen PMI

Un chef de projet est affecté à un projet de construction. L'organisation dispose d'un service achats centralisé. Le projet nécessite des équipements spécialisés que l'équipe ne peut pas fabriquer en interne. Que doit faire le chef de projet en premier ?

Réponse attendue: Identifier les besoins d'achat avec les parties prenantes, documenter les objectifs et contraintes, spécifier les normes applicables, et identifier les vendeurs potentiels — avant même de rédiger un plan de gestion des achats.

Pièges à l'examen PMI

• Piège: Commencer par rédiger le plan de gestion des achats

  • Réalité: Il faut d'abord identifier le besoin et impliquer les parties prenantes — la planification vient après cette identification

• Piège: Confondre "identification des besoins" avec "analyse make-or-buy"

  • Réalité: L'analyse make-or-buy est un outil qui alimente l'identification des besoins, mais l'identification elle-même est l'étape où l'on documente ce qui sera acheté

• Piège: Penser que seul le service achats est responsable

  • Réalité: Les parties prenantes clés (équipe projet, management) doivent être impliquées dès cette première étape

• Piège: Négliger les normes et règlements à cette étape

  • Réalité: Les spécifier dès l'identification évite des problèmes juridiques et de conformité plus tard

Connexions PMI importantes

Questions de révision rapide

1. Quelle est la toute première action à entreprendre dans la gestion des achats d'un projet ?
2. Qui doit être impliqué dès la phase d'identification des besoins d'achat ?
3. Que doit-on documenter précisément durant cette première étape ?
4. Pourquoi est-il critique d'impliquer les parties prenantes tôt dans cette étape ?
5. Quelle est la différence entre "identifier les besoins d'achat" et "planifier les achats" ?

Référence PMBOK v8

Section X4.2 - Procurement Overview (pages 246-247 du PMBOK v8)

Note: Le PMBOK v8 ne classe pas la gestion des achats comme un domaine de performance distinct. Cette étape d'identification et de planification des besoins est intégrée dans les processus généraux de planification du projet, en lien avec le service achats de l'organisation.