Gérer et Contrôler les Ressources : Processus Continu pour la Réussite du Projet
Définition PMBOK v8
Le processus Monitor and Control Resourcing (Surveiller et Maîtriser les Ressources) est un processus qui doit être exécuté en continu dans toutes les phases du projet et tout au long du cycle de vie du projet. Il garantit que les ressources physiques et virtuelles assignées et allouées au projet sont disponibles comme prévu, et surveille l'utilisation prévue par rapport à l'utilisation réelle de ces ressources, en effectuant des actions correctives si nécessaire. Ce processus appartient au Groupe de processus Surveillance et Maîtrise et relève du Domaine de connaissance Gestion des Ressources du Projet.
Pourquoi c'est important pour l'examen
Ce concept est fréquemment testé à l'examen PMI car il représente un point de contrôle critique pour la performance du projet. Les questions portent souvent sur la distinction entre les ressources physiques/virtuelles (traitées ici) et les ressources humaines (traitées dans le processus Lead the Team), ainsi que sur les conséquences d'une mauvaise gestion des ressources : retards, défauts de qualité, et dépassements de budget.
Points clés à retenir (pour l'examen)
- Portée spécifique: Le processus concerne les ressources physiques et virtuelles (équipements, matériaux, fournitures, installations, infrastructures, logiciels, environnements de test, licences, services). Les membres de l'équipe sont traités dans le processus Lead the Team.
- Objectif principal: Assurer que les ressources sont assignées et libérées au bon moment, au bon endroit et dans la bonne quantité pour que le projet se poursuive sans délais.
- Fréquence d'exécution: Continu dans toutes les phases du projet et tout au long du cycle de vie.
- Output clé: Work performance information (informations sur la performance du travail) destinée à évaluer l'utilisation des ressources dans l'état d'avancement du projet.
- Actions principales:
- Surveiller les dépenses de ressources
- Identifier et traiter les pénuries et les excédents de ressources en temps utile
- S'assurer que les ressources sont utilisées et libérées conformément au plan et aux besoins du projet
- Informer les parties prenantes appropriées en cas de problèmes
- Influencer les facteurs pouvant créer des changements dans l'utilisation des ressources
- Gérer les changements réels au fur et à mesure qu'ils se produisent
- Risques d'échec: Ne pas sécuriser des équipements critiques à temps peut entraîner des retards de fabrication. Commander des matériaux de mauvaise qualité peut endommager la qualité du produit, entraînant des rappels ou des reprises.
- Différence clé: Ne pas confondre avec le processus Lead the Team qui gère les ressources humaines (membres de l'équipe).
Exemple type examen PMI
Un chef de projet remarque que les licences logicielles prévues pour l'équipe de développement ne seront disponibles que dans deux semaines, alors que les tests doivent commencer dans trois jours. Que doit-il faire en premier, conformément au processus Monitor and Control Resourcing ?
Réponse attendue : Identifier et traiter la pénurie de ressources en temps utile, puis informer les parties prenantes appropriées (ex : responsable des achats, sponsor) et mettre en œuvre des actions correctives (ex : commander des licences temporaires, ajuster le calendrier).
Pièges à l'examen PMI
- Piège: Considérer que les membres de l'équipe sont gérés dans le processus Monitor and Control Resourcing.
- Réalité: Les membres de l'équipe sont gérés dans le processus Lead the Team, tandis que les ressources physiques et virtuelles sont gérées ici.
- Piège: Penser que ce processus n'est exécuté qu'en phase de planification ou à la fin du projet.
- Réalité: Il doit être exécuté en continu dans toutes les phases et tout au long du cycle de vie du projet.
- Piège: Confondre l'output principal (work performance information) avec un plan de gestion des ressources.
- Réalité: L'output est une information sur la performance (ex : utilisation réelle vs prévue), pas un plan.
- Piège: Négliger l'importance des ressources virtuelles (logiciels, licences, environnements de test) dans les questions.
- Réalité: Le PMBOK v8 insiste sur le fait que les ressources virtuelles sont incluses dans ce processus, au même titre que les ressources physiques.
Connexions PMI importantes
| Concept lié | Type de relation | Point d'attention examen |
|---|---|---|
| Lead the Team | Processus complémentaire | Les ressources humaines sont traitées dans Lead the Team ; les ressources physiques/virtuelles dans Monitor and Control Resourcing. |
| Monitor and Control Scope | Processus connexe | Monitor and Control Scope détermine la conformité des livrables ; Monitor and Control Resourcing assure la disponibilité des ressources pour produire ces livrables. |
| Validate Scope | Processus aval | Les livrables vérifiés issus de Monitor and Control Scope deviennent une entrée pour Validate Scope (acceptation formalisée). |
| Work Performance Information | Output commun | L'output de Monitor and Control Resourcing (work performance information) est utilisé pour évaluer l'état d'avancement du projet et alimenter d'autres processus de surveillance. |
Questions de révision rapide
- Quels types de ressources sont spécifiquement gérés dans le processus Monitor and Control Resourcing selon le PMBOK v8 ?
- Quelle est la fréquence d'exécution recommandée pour ce processus ?
- Quel est l'output principal de ce processus destiné à évaluer l'utilisation des ressources ?
- Quels sont les trois risques listés par le PMBOK v8 en cas de mauvaise gestion des ressources ?
- Que doit faire le chef de projet en premier s'il identifie une pénurie de ressources en cours de projet ?
Référence PMBOK v8
Section 2.6 - Gérer et Contrôler les Ressources (Monitor and Control Resourcing) – Figure 2-45 et texte associé.