Gestion des connaissances : outils et techniques pour connecter les personnes et créer du…

Définition PMBOK v8

La gestion des connaissances est le processus qui consiste à utiliser les connaissances existantes et à en créer de nouvelles pour atteindre les objectifs du projet et contribuer à l'apprentissage organisationnel. Ce processus fait partie du Groupe de processus : Exécution et du Domaine de connaissance : Gestion des ressources du projet. Ses bénéfices clés sont : utiliser les connaissances organisationnelles antérieures pour produire ou améliorer les résultats du projet, et collecter les nouvelles connaissances créées par le projet pour soutenir les opérations organisationnelles et les projets futurs.

Pourquoi c'est important pour l'examen

Ce concept est fréquemment testé car il distingue deux types de connaissances (explicite et tacite) et deux objectifs fondamentaux (réutiliser les connaissances existantes et en créer de nouvelles). Les questions d'examen portent souvent sur la différence entre les outils qui connectent les personnes à l'information (connaissances explicites) et ceux qui connectent les personnes entre elles (connaissances tacites). Attendez-vous à des questions situationnelles où vous devez choisir l'outil approprié pour partager un type spécifique de connaissance.

Points clés à retenir (pour l'examen)

• Deux types de connaissances :

  • Connaissances explicites : formelles, systématiques, codifiables (manuels, procédures, processus documentés)
  • Connaissances tacites : personnelles, contextuelles, difficiles à formaliser (expérience, savoir-faire, intuitions)

• Deux objectifs de la gestion des connaissances :

  • Réutiliser les connaissances existantes
  • Créer de nouvelles connaissances

• Activités clés : partage des connaissances et intégration (incorporation des connaissances de différents domaines, connaissances contextuelles et connaissances en management de projet)

• Outils pour les connaissances explicites (connectent les personnes à l'information) :

  • Méthodes de codification (ex : entrées « leçons à apprendre » pour le registre des leçons apprises)
  • Registre des leçons apprises
  • Services de bibliothèque
  • Collecte d'informations (recherches web, articles)
  • Système d'information sur le management de projet (PMIS) incluant les systèmes de gestion documentaire

• Amélioration des outils : ajouter un élément d'interaction (ex : fonction « contactez-moi ») pour permettre aux utilisateurs de contacter les auteurs des leçons et demander des conseils spécifiques à leur projet

• Conversion importante : transformer les connaissances tacites en connaissances explicites lorsque possible

• Moments clés : déterminer comment et quand les leçons apprises et les rétrospectives seront menées tout au long du projet

Exemple type examen PMI

Vous gérez un projet complexe où votre équipe est confrontée à un problème technique inédit. Un membre de l'équipe a déjà résolu un problème similaire dans un projet précédent mais n'a jamais documenté la solution. Quel outil de gestion des connaissances est le plus approprié pour partager cette expérience ?

Réponse PMBOK v8 : Un outil qui connecte les personnes entre elles (comme une réunion de rétrospective ou un système de mise en relation) plutôt qu'un outil de codification, car il s'agit de connaissances tacites difficiles à formaliser.

Pièges à l'examen PMI

• Piège : Confondre les outils pour connaissances explicites avec ceux pour connaissances tacites

  • Réalité : Les connaissances explicites se partagent via des bases de données, registres, documents. Les connaissances tacites nécessitent l'interaction humaine directe.

• Piège : Croire que la gestion des connaissances vise uniquement à documenter

  • Réalité : Elle poursuit DEUX objectifs : réutiliser ET créer de nouvelles connaissances, via le partage et l'intégration.

• Piège : Penser que les outils de codification suffisent pour toutes les connaissances

  • Réalité : Les termes de recherche sont souvent difficiles à sélectionner car les personnes ne connaissent pas les mots-clés appropriés. L'interaction humaine est plus rapide et efficace.

• Piège : Négliger le moment où les leçons apprises sont collectées

  • Réalité : Il faut déterminer comment et quand les leçons apprises seront menées TOUT AU LONG du projet, pas seulement à la fin.

Connexions PMI importantes

Questions de révision rapide

1. Quels sont les deux types de connaissances gérées par le processus « Gérer les connaissances du projet » ?

2. Quelle est la différence fondamentale entre les outils qui connectent les personnes à l'information et ceux qui connectent les personnes entre elles ?

3. Comment peut-on améliorer un outil de gestion des connaissances explicites pour faciliter l'accès à l'information ?

4. Quel est l'objectif principal de la conversion des connaissances tacites en connaissances explicites ?

5. À quel moment du projet faut-il déterminer comment les leçons apprises seront collectées ?

Référence PMBOK v8

Section 2.1.6.6 – Gérer les connaissances du projet (Manage Project Knowledge)