Documents d'Affaires du Projet : Définition, Rôle et Distinction Essentielle

Définition PMBOK v8

Les documents d’affaires (business documents) sont des documents qui proviennent généralement de l’extérieur du projet mais qui sont utilisés comme entrées dans certains processus de gestion de projet, notamment l’élaboration de la charte du projet. Ils incluent spécifiquement l’analyse de rentabilité (business case) et le plan de gestion des bénéfices (benefits management plan). Ces documents contiennent des informations sur les objectifs du projet et sur la manière dont le projet contribuera aux objectifs commerciaux de l’organisation.

Contrairement aux documents du projet ou au plan de management du projet, ces documents sont élaborés avant le lancement du projet et sont référencés après la fin du projet. Le promoteur du projet (sponsor) est généralement responsable de leur développement et de leur maintenance.

Pourquoi c'est important pour l'examen

Ce concept est fréquemment testé à l’examen PMI dans des questions qui visent à vérifier votre capacité à distinguer ce qui relève des documents d’affaires (pré-projet) de ce qui relève des documents du projet (pendant le projet) ou du plan de management. L’examen vous piège souvent en vous demandant quel document est utilisé comme entrée pour un processus donné, ou quel rôle joue le promoteur par rapport à ces documents.

Points clés à retenir (pour l'examen)

• Les deux seuls documents d’affaires : analyse de rentabilité (business case) + plan de gestion des bénéfices (benefits management plan)
• Origine : développés avant le lancement du projet
• Cycle de vie : utilisés avant le projet, pendant (comme entrées), et après la fin du projet
• Propriétaire : le promoteur du projet (sponsor) est responsable de leur développement et maintenance
• Confusion fréquente : ne pas les confondre avec les documents du projet (qui sont créés pendant le projet) ou le plan de management du projet
• Input principal : ces documents sont des entrées pour le processus Élaborer la charte du projet (Develop Project Charter)
• Niveau organisationnel : dans certaines organisations, ces documents sont maintenus au niveau du programme

Exemple type examen PMI

Vous êtes chef de projet dans une entreprise qui lance un nouveau produit. Le promoteur vous remet un document décrivant la faisabilité économique du projet et justifiant son alignement avec les objectifs stratégiques. Quel est ce document et qui en est responsable ?

Réponse : Il s’agit de l’analyse de rentabilité (business case), et le promoteur du projet en est responsable.

Pièges à l'examen PMI

• Piège : Confondre les documents d’affaires avec le plan de management du projet
  • Réalité : Les documents d’affaires sont pré-projet ; le plan de management est créé pendant le projet
• Piège : Croire que le chef de projet est responsable des documents d’affaires
  • Réalité : c’est le promoteur qui est responsable, même si parfois le chef de projet peut aider à les développer
• Piège : Penser que les documents d’affaires ne sont utilisés qu’au début du projet
  • Réalité : ils sont révisés périodiquement pendant le projet et référencés après sa fin
• Piège : Considérer l’analyse de rentabilité comme un document du projet
  • Réalité : c’est un document d’affaires qui existe avant le projet

Connexions PMI importantes

Questions de révision rapide

1. Quels sont les deux documents qui composent les documents d’affaires du projet ?
2. Qui est responsable du développement et de la maintenance des documents d’affaires ?
3. Les documents d’affaires sont-ils utilisés uniquement avant le projet ou aussi après ?
4. Dans quel processus les documents d’affaires sont-ils utilisés comme entrées principales ?
5. Quelle est la différence fondamentale entre un document d’affaires et un document du projet ?

Référence PMBOK v8

Section 4.2 – Documents d’affaires du projet (Project Business Documents)