Document du Projet : Définition, Rôle et Pièges
Définition PMBOK v8
Un document du projet est tout élément créé au cours d'un portefeuille, d'un programme ou d'un projet pour aider à le gérer et fournir des informations à l'équipe projet, aux parties prenantes et à la direction. Il ne s'agit pas d'un plan en soi, mais d'un livrable ou d'un artefact qui soutient la planification, l'exécution, le suivi ou la clôture. Ce concept transversal n'appartient pas à un groupe de processus ou à un domaine de connaissance unique : il est présent dans toutes les phases et tous les domaines.
Pourquoi c'est important pour l'examen
L'examen PMI teste fréquemment la capacité à distinguer un document du projet d'un plan de management ou d'un registre. Les questions pièges portent souvent sur la nature du document (est-ce un intrant, un outil ou une sortie ?) et sur son utilisation correcte dans un contexte donné. Maîtriser cette distinction est crucial pour les questions de type « Quel document doit être consulté en premier ? » ou « Quel artefact est créé durant ce processus ? ».
Points clés à retenir (pour l'examen)
- Définition exacte : Un document du projet est créé pour aider à gérer et fournir des informations. Il n'est pas un plan de management.
- Nature transversale : Il peut être un intrant, un outil ou une sortie, selon le processus. L'examen teste souvent cette flexibilité.
- Exemples typiques : Registre des risques, journal des décisions, liste des jalons, registre des parties prenantes, rapport de performance.
- Confusion fréquente : Ne pas confondre un document du projet avec un plan de management (ex. : le plan de management des risques est un plan, pas un document).
- Création et mise à jour : Les documents sont créés dans un processus et mis à jour dans un autre. L'examen teste la séquence correcte.
- Utilisation par les parties prenantes : Il fournit des informations à l'équipe projet, aux parties prenantes et à la direction. C'est un canal de communication.
- Pas un livrable final : Un document du projet n'est pas nécessairement un livrable pour le client (ex. : le rapport de performance interne n'est pas livré au client).
Exemple type examen PMI
Situation : Vous gérez un projet et devez identifier les risques potentiels. Quel document du projet devez-vous consulter en premier pour recueillir des informations sur les risques déjà identifiés lors de projets antérieurs ?
Réponse attendue : Le registre des risques (ou la base de données des leçons apprises, selon le contexte). Le registre des risques est un document du projet créé et mis à jour tout au long du projet.
Pièges à l'examen PMI
- Piège : Confondre « document du projet » avec « plan de management ».
- Réalité : Un plan est un document approuvé qui définit comment exécuter le projet. Un document du projet est un artefact qui soutient la gestion (ex. : registre, journal).
- Piège : Croire qu'un document du projet est toujours une sortie d'un processus.
- Réalité : Il peut être un intrant (ex. : le registre des risques est un intrant pour l'analyse quantitative) ou un outil (ex. : le journal des décisions est utilisé pour documenter les choix).
- Piège : Penser que tous les documents du projet sont créés dans le groupe de processus Planification.
- Réalité : Ils peuvent être créés dans l'Exécution (ex. : rapport de performance) ou la Surveillance (ex. : demande de changement).
- Piège : Ignorer que les documents du projet sont mis à jour progressivement.
- Réalité : La progressive elaboration s'applique : les documents deviennent plus détaillés au fil du temps (ex. : le registre des risques s'enrichit).
Connexions PMI importantes
| Concept lié | Type de relation | Point d'attention examen |
|---|---|---|
| Plan de management | S'oppose à | Un plan est un document approuvé ; un document du projet est un artefact de gestion. |
| Registre (ex. registre des risques) | Exemple typique | Le registre est un document du projet, pas un plan. |
| Journal des décisions | Exemple typique | Document du projet créé pour tracer les décisions. |
| Rapport de performance | Exemple typique | Document du projet utilisé pour communiquer l'avancement. |
| Leçons apprises | Complément | Les leçons apprises sont documentées dans un document du projet (base de données). |
Questions de révision rapide
- Q : Quelle est la principale différence entre un plan de management et un document du projet ?
- Q : Dans quel groupe de processus un document du projet peut-il être créé ?
- Q : Citez deux exemples de documents du projet utilisés comme intrants dans le processus « Identifier les risques ».
- Q : Un document du projet peut-il être un outil dans un processus ? Donnez un exemple.
- Q : Pourquoi un document du projet n'est-il pas nécessairement un livrable pour le client ?
Référence PMBOK v8
Section 2.4 – Documents du projet (intégré dans la description des artefacts de gestion de projet). Le terme exact est défini dans le glossaire et utilisé dans l'ensemble du standard, notamment dans les sections traitant des intrants, outils et sorties des processus.