Contraintes et Objectifs des Approvisionnements : Planification Stratégique des Achats Pro…

Définition PMBOK v8

Les contraintes et objectifs des approvisionnements sont analysés et documentés lors de la planification des achats. Ce processus consiste à spécifier les normes, règles et réglementations applicables aux approvisionnements, à identifier les vendeurs potentiels, et à déterminer si les ressources nécessaires seront acquises en interne ou en externe. Il s'agit d'un élément clé du Groupe de processus Planification et du Domaine de connaissance Gestion des approvisionnements du projet.

Pourquoi c'est important pour l'examen

Ce concept est fréquemment testé à l'examen PMI car il constitue le fondement de toute la gestion des approvisionnements. Les questions portent souvent sur la distinction entre ce qui est décidé lors de cette phase (contraintes, objectifs, normes) et ce qui relève des étapes ultérieures. Vous rencontrerez des questions situationnelles où il faut identifier la bonne étape du processus d'approvisionnement ou reconnaître les éléments à inclure dans le plan de gestion des approvisionnements.

Points clés à retenir (pour l'examen)

• Élément central : L'analyse des besoins du projet détermine si les ressources sont acquises en interne (make) ou en externe (buy). Cette décision est documentée avec ses justifications.

• Documents produits : Le processus génère des documents d'approvisionnement tels que les demandes de propositions (RFP) ou les appels d'offres (IFB/ITT), qui sont envoyés aux vendeurs potentiels.

• Contenu du plan : Le plan de gestion des approvisionnements inclut les rôles et responsabilités, les contraintes, les hypothèses, la juridiction légale, la devise de paiement, l'utilisation d'estimations indépendantes, les exigences de cautionnement ou d'assurance, et la liste des vendeurs préqualifiés.

• Alignement projet : Une planification correcte garantit que toutes les activités d'approvisionnement sont alignées sur les objectifs et les contraintes du projet.

• Étape suivante : Après cette planification vient l'étape "Conduire les approvisionnements" (obtention des réponses, évaluation, sélection du vendeur et attribution du contrat).

• Transparence : Le processus doit être transparent et équitable, offrant des chances égales à tous les vendeurs potentiels.

Exemple type examen PMI

Un chef de projet doit acquérir un équipement spécialisé pour un projet de construction. Après analyse, il décide de l'acheter à l'externe plutôt que de le fabriquer. Il doit maintenant rédiger un document pour solliciter des offres auprès de fournisseurs préqualifiés. Quel document doit-il préparer en premier selon le PMBOK v8 ? (Réponse : Une demande de propositions [RFP] ou un appel d'offres [IFB/ITT], après avoir documenté les contraintes et objectifs dans le plan de gestion des approvisionnements.)

Pièges à l'examen PMI

• Piège : Confondre "Planifier la gestion des approvisionnements" avec "Conduire les approvisionnements".

  • Réalité : La planification définit les contraintes, objectifs, normes et documents. Conduire concerne l'obtention et l'évaluation des réponses des vendeurs.

• Piège : Croire que le plan de gestion des approvisionnements est toujours très détaillé.

  • Réalité : Il peut être formel ou informel, très détaillé ou large, selon les besoins du projet.

• Piège : Penser que l'analyse "make-or-buy" est facultative.

  • Réalité : Elle est essentielle pour décider si les ressources sont acquises en interne ou en externe, avec évaluation des risques associés.

• Piège : Ignorer que les réponses aux questions des soumissionnaires (RFI) doivent être traitées pendant la phase "Conduire les approvisionnements".

  • Réalité : Les demandes d'informations (RFI) des enchérisseurs doivent être dûment et adéquatement traitées pendant cette étape.

Connexions PMI importantes

Questions de révision rapide

1. Quels sont les trois éléments principaux à documenter lors de l'analyse des contraintes et objectifs des approvisionnements ?
2. Quelle est la différence entre une RFP et un IFB/ITT dans le contexte du PMBOK v8 ?
3. Le plan de gestion des approvisionnements peut-il être informel ? Justifiez selon le PMBOK v8.
4. Quelles sont les informations à inclure dans le plan de gestion des approvisionnements concernant les vendeurs ?
5. Après la planification des approvisionnements, quelle est l'étape suivante et que comprend-elle ?

Référence PMBOK v8

Section X4 – Gestion des approvisionnements dans les projets (Annexe X4) – Contenu relatif à la planification des approvisionnements, à l'analyse make-or-buy, à la stratégie d'approvisionnement et aux processus de sélection des sources.